陕西省医疗保障局办公室 关于印发

《陕西省医疗保障局公文 处理办法》的通知

陕医保办发〔2019〕9号

各处室、局属事业单位：

为进一步促进我局公文规范化、制度化、科学化管理，提高公文质量和办文效率，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）有关规定，结合我局实际，制订《陕西省医疗保障局公文处理办法》。现印发你们，请遵照执行。

陕西省医疗保障局办公室    

2019年5月14日       

陕西省医疗保障局公文处理办法

第一章 总 则

第一条 为促进公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，确保公文安全，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）有关规定，结合我局实际，制定本办法。

第二条 医疗保障局的公文（包括局党组、局发文、局办发文）是局党组、局机关实施领导、履行职能、处理公务的具有法定效力和规范格式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条 公文处理工作是指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 公文处理工作坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 各处室、局属事业单位应当高度重视公文处理工作，严格遵守《党政机关公文处理工作条例》和本办法，加强对本处室、单位公文处理工作的规范和管理。

第六条 办公室是局公文处理的管理机构，主管局机关的公文处理工作。

第二章 公文种类

第七条 按照公文内容和作用，我局公文种类主要有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出的决策和部署、奖惩有关单位或人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

（四）公告。适用于宣布重要事项或法定事项。

（五）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

（六）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（七）通知。适用于公布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。

（八）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。

（九）报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况、答复上级机关的询问。

（十）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（十一）批复。适用于答复下级机关的请示事项。

（十二）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十三）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

第八条 公文一般由份号、密级、保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印刷份数的顺序号。涉密公文，应当在公文首页左上角标注份号。

（二）密级和保密期限。涉密公文的秘密等级和保密期限。涉密公文，应当标明密级（秘密、机密、绝密）和保密期限，标注方法为“密级★保密期限”。凡未注明保密期限的涉密公文，其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定并管理。公文密级由主办处室或单位商办公室，依据有关保密规定及公文内容确定。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”“加急”，特别紧急的公文一般应当注明具体时限要求。紧急程度由各承办处室或单位提出，由办公室审核确定。

（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”两字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。并用发文机关名称时，一般主办机关应当排列在前。与同级或相应党的机关、军队机关、人民团体联合行文，一般按照党、政、军、群的顺序排列。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、序号组成。联合行文时，使用主办机关发文字号。

1.我局的发文机关代字为：

（1）局党组发文为：陕医保组字、陕医保组发、陕医保组函。

（2）局发文为：陕医保字、陕医保发、陕医保函。

（3）办公室发文为：陕医保办发、陕医保办函。

2.年份：一般使用4位阿拉伯数字公元纪年，加六角括号。

3.序号。按年度编排，使用阿拉伯数字。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名、会签人姓名。

（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。公文标题应当准确概括公文主要内容。标题中可使用书名号、引号、顿号、连接号和括号等。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称或规范化简称、或者同类型机关统称。我局的全称为“陕西省医疗保障局”，规范化简称、统称为“陕西省医保局”。

主送范围一般由文件起草处室或单位确定，也可由起草处室或单位商办公室确定。发医疗保障系统的公文主送单位排列顺序一般为：

1.发往市（区）医疗保障机关的公文一般写作：各市（区）医疗保障局。

⒉发往省委省政府等省级各部门的公文一般写作：省级各部门。

3.发往省属企业、中央驻陕单位的公文一般写作：各省属企业、中央驻陕单位。

4.发往局机关各处室、各事业单位的公文一般写作：各处室、局属事业单位；只发局机关各处室的公文写作：各处室；只发局属各事业单位的公文写作：局属事业单位。

（九）正文。公文的主体，用来表达公文的内容。

（十）附件说明。公文附件顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称并加盖发文机关印章。

（十二）成文日期。以局领导的签发日期为准。联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

（十三）印章。联合上报的公文，发文机关署名只有主办机关时，可以只加盖主办机关印章。联合下发的公文，发文机关都要加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围、公开方式（主动公开、依申请公开、不公开）、联系人等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用全称或规范化简称或同类型机关统称。抄送机关的排列顺序一般按机关性质和隶属关系确定。在具体排列上，要按照党、政、军、群的顺序排列；人大、政协、法院、检察院应当另起一行排列；各民主党派、工商联则再另起一行编排。

（十七）印发机关和印发日期。分别为公文的印送机关和印送日期。

（十八）页码。公文页数顺序号使用阿拉伯数字。

第九条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准和我局相关规定执行。

第十条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照国家有关标准和规定执行。

第十一条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章 行文规则

第十二条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越级的机关。

第十三条 根据职能范围，我局可以与省级各部门相互行文；可以与各市（区）医疗保障部门相互行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题外，一般不得向各市（区）人民政府正式行文。确需行文的，应当报省政府批准，并在文中注明“经省政府同意”字样。

我局可与省委、省政府各部门、市（区）人民政府、同级军队机关、同级人民团体和具有行政职能的事业单位等联合行文。

第十四条 政策性的文件使用局发文号，事务性的文件使用局办公室发文号。

第十五条 各处室除办公室和机关党委（人事处）外不得对外正式行文。因工作需要，经分管局领导批准，以局办发、函的形式行文。

第十六条 属于我局职能范围内的事务，由我局自行行文或与有关部门联合行文。联合行文应当明确主办部门。须省政府审批或授权的事项，经省政府同意也可以由我局行文，文中应当注明“经省政府同意”字样。

第十七条 对涉及其他部门职权范围内的事项未与有关部门协商或协商意见不一致时，不得向下行文。

第十八条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关。根据需要可以同时抄送相关机关和同级机关，不能抄送下级机关。

“报告”不得夹带请示事项。

第十九条 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

第二十条 联合行文一般由主办机关先签署意见，会办单位依次签发。

第五章 发文办理

第二十一条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、印制、用印、登记、分发等程序。

按照中央和省委解决形式主义突出问题为基层减负有关要求，从严控制发文数量。倡导“短实新”文风，部署重要工作公文不超过5000字，具体任务公文不超过3500字；向省委、省政府的综合报告原则上在5000字以内，专项报告在3000字以内，情况复杂、确有必要详细报告的可通过附件反映有关内容。

第二十二条 草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。制定新的政策、规定时，要充分论证，切实可行。

（二）观点鲜明、正确，表述简捷、准确，结构严谨，条理清楚，逻辑性强，内容充实，数据准确，语言平实，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文一般先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“⒈”，第四层为“（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当在第一次出现时先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，还应当注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第二十三条 我局主办的公文，凡涉及其他部门、地方的工作和问题，有关处室或单位应当主动协商提出意见，取得一致意见后方可行文；未取得一致意见的上报文，应当请示局领导协商，仍不能取得一致时，应当列明各方理由并提出倾向性意见后再上报。

第二十四条 各处室、局属事业单位向局领导请示报告事项或以局、局办名义对外行文，涉及局内其他处室或单位的，主办处室或单位主要负责人应当与相关处室或单位主要负责人联合签报，主送相关局领导；涉及3个或3个以上单位的，可不联合签报，但应当在请示报告或办文说明中写明征求相关处室意见的情况。如意见有分歧，经充分协调仍不能取得一致时，应当将各方意见及理由汇总，并提出本处室或单位倾向性意见后报请相关局领导审定。

第二十五条 公文送局领导签发前，一般由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，涉及有关部门的事项是否经过协调并取得一致意见，公文格式是否符合规定等。对不应当以局、局办名义发文的文稿提出或作出退文意见决定。

经省委办公厅和省政府办公厅批准的简报《情况专报》，在送局主要负责人签发前，应当由办公室进行审核分号。

第二十六条 政策性公文应当先经法规与监督处审核后，再按发文程序办理。

第二十七条 以我局名义制发的公文，上行文应当由局长签发，局长外出期间由主持工作的副局长签发。但必须报局长阅知，并在公文签发人处注明“XXX同志已阅”；下行文或平行文，由局长或分管副局长签发。以办公室名义制发的公文，一般由局领导签发，事务性公文也可由办公室主要负责人签发。

与其他部门的会签文件，由我局主办的，一般由局长签发；由其他部门主办的，办公室提出拟办意见，承办处室或单位办理，由分管局领导会签，重要事项要经过局办公会议讨论或向局长报告，如有必要应当送局长签发。承办处室或单位对会签公文如有不同意见，应当与来文单位协商一致后，报局领导审签；如与来文单位协商未果，可报经局领导审定后将我局意见及时反馈来文单位。

公文主批人审批公文时，应当签署明确意见及姓名、审批时间，其他审批人圈阅或签名视为同意。

各处室、局属事业单位应当为局领导留出审批时间，一般不少于2天。特别紧急的公文，须及时通报办公室以便提前做好准备。

第二十八条 签发文件须使用规定的公文首页纸，签批的文字不得越过文稿左侧装订线。

第二十九条 局领导批示件，由办公室（机要）负责登记、分办。各处室每日到办公室领取文电一般不少于2次，局属事业单位每日领取文电一般不少于1次。急件由办公室（机要）通知随时领取。

第三十条 需要通过省政府文件交换站交换公文时，承办处室或单位将公文装封后交到办公室进行交换。交换涉密公文，要在信封上标明相应密级。非公文物品，包括私人信件、贺卡、报刊等，不得通过交换站进行交换。

不能通过交换站交换的非涉密公文，应当通过邮局寄送；有密级的公文，应当通过机要通信局寄送。严禁通过非密设备传输涉密文件。

第三十一条 发送文件、简报时，收文机关有份数要求的，应当按照要求办理。一般情况下，请示件上报国家医疗保障局2份，省委25份，省政府15份，另有要求的从其要求。

以局、局办名义下发的公文，按照主送范围，可印送各市（区）医疗保障局各2份；各处室、局属事业单位各1份，主办单位2份，存档2份。非普发性公文，印送主送单位1份，有份数要求的从其要求。

密级文件按照有关要求在限定范围内发放。

第三十二条 在公文产生的过程中同步确定其主动公开、依申请公开、不予公开三种属性。属主动公开的，经法规与监督处审核后及时通过适当的途径发布。

第三十三条 建立公文表彰和错情通报制度，促进和提升公文规范化水平。

第六章 收文办理

第三十四条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、分办等程序。

办公室（机要）对收文严格执行签收、登记制度，其他处室或单位一般不得收取公文，因特殊原因收到公文，应当及时交办公室（机要）统一登记、按程序办理。

第三十五条 收到来文，办公室（机要）应当进行审核。审核的重点是：是否应当由我局办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

经审核，对符合本办法规定的公文，办公室应当及时提出拟办意见，送局领导批示或者交有关处室或单位办理，需要2个以上部门办理的应当明确主办处室或单位。

第三十六条 收到上级机关交办的公文，由办公室提出拟办意见，送局领导批示后办理。

第三十七条 承办处室或单位收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。对不属于本处室或单位职权范围或者不宜由本处室或单位办理的，应当及时报经签批领导同意后，退回办公室并说明理由。

第三十八条 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第三十九条 承办省人大代表建议和省政协委员提案，按照有关规定执行。

第四十条 送局领导批示或者交有关处室或单位办理的公文，办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第七章 公文印制

第四十一条 各类公文必须严格依照统一的行文规则和公文格式印制。

第四十二条 印制局或局办公文（绝密级除外），起草人应当向办公室（文印室）提供电子文稿。绝密级公文由指定的专人印制。

第四十三条 公文正式印制前，由主办处室或单位再认真进行校核。经校核如需作涉及内容的实质性修改，须报原审签局领导复审。

第四十四条 公文印制数量由办公室核定。如需额外增加份数或加印，由起草处室或单位商办公室确定。

由于起草处室或单位的原因造成公文需要重印的，由该处室或单位负责人签字并经办公室同意后重印。

第八章 公文归档

第四十五条 公文办理完毕后，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》和我局档案管理的有关规定，由办公室及时整理立卷、归档。凡属局下发的政策法规类公文还应当分送法规与监督处1份。

第四十六条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理立卷，保证归档公文的齐全、完整，能正确反映公文形成的全过程。

联合办理的公文，原件由办公室整理立卷、归档，其他处室或单位保存复制件、其他形式的公文副本。各处室或单位应当将公文办理中的相关材料和上级领导机关的批示、批复件等及时送办公室归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第四十七条 归档范围内的公文应当确定保管期限。

第四十八条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第九章 公文管理

第四十九条 公文由办公室统一收发、审核、用印、归档、销毁。

第五十条 上级机关的非涉密公文，经办公室批准后可以翻印，并应当注明翻印的单位、份数和印发范围等。

公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第五十一条 公文被废止的，自废止之日起不产生效力；公文被撤销的，自始不产生效力。

第五十二条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。

第五十三条 销毁公文应当按要求登记造册，集中交由省委机要局专设机构统一销毁。

第五十四条 机构调整时，需要归档的公文、资料应当整理立卷后，并按有关规定全部移交办公室。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第五十五条 密码电报的使用和管理，按照有关规定执行。

第十章 附则

第五十六条 本办法自印发之日起施行。

第五十七条 本办法由办公室负责解释。